Senin, 24 Mei 2021

PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR

PERALATAN KANTOR

Perabot Kantor ( Office Furniture) adalah benda-benda yang terbuat dari kayu,besi ataupun bahan lainya yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas tata usaha dan termasuk perlengkapan kantor tahan lama.
Misalnya :
1. Meja
Meja tulis atau Meja kerja :
a. Ukurann Luas Permukaanya disesusikan dengan kedudukan dan jabatan orang yang mempergunakannya akan tetapi yang terpenting bahwa permukaan jangan terlalau besar agar segala sudutnya dapat dijangkau dengan tangan oleh orang yang mempergunakannya.
b. Tingginya
Untuk golongan meja di Indonesia lazim dipakai ukuran tinggi kurang lebih 0,75 yakni yang dapat  membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau membaca (dengan duduk di atas kursi) dengan permukaan meja kira-kira 32 cm.
Contoh beberapa jenis meja :
a.Meja Staf
meja tulisMeja yang biasa di gunakan oleh staf,terutama bagian administrasi atau tata usaha.
b. Meja Resepsionis ( penerima tamu)
meja receptionist
Meja yang digunakan untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat memberi informasi yang berhubungan dengan perusahaan.
3. Meja Direksi
meja direksi
Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.
4. Meja Rapat
meja rapat
Meja yang digunakan pada saat pertemuan rapat.
5. Meja Samping
Meja Ruangan Kantor
Meja samping biasanya digunakan oleh seorang sekretaris dan pimpinan, biasa disebut meja return.
2. Kursi
Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran besar dan tinggi serta modelnya harus sesuai dengan orang yang hendak mempergunakanya.Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46 m.
Contoh beberapa jenis kursi
kursi direktur
Kursi direktur
kursi manager
Kusi Manager
kursi sekretaris
Kursi Sekretaris
kursi hadap
Kursi Hadap
kursi lipat
Kursi Lipat
kursi tunggu
Kursi Tunggu
3. Lemari
a. Lemari-lemari warkat dengan volume antara 0,5 meter kubik dampai 1 meter kubik adalah termasuk lemari golongan B.Lebih besar dari itu A dan Lebih kecil dari golongan B di sebut golongan C, Lemari ini biasanya di gunakan untuk menyimpan warkat yang belum di olah atau belum di file.
Expo___Lemari_Ar_4e2013c61ec94
b. Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan bundel laporan atapun dokumen lain yang sudah di susun ke dalam map besar atau ordner .Untuk lemari rak ini ukuran dan golongan sama dengan lemari warkat.
Lemari Tipe Swing Door
lemari-arsip-brother-b-203-204
Lemari Tipe Sliding Door
sliding dor
c.Lemari Brankas ( cash-box) untuk menyimpan uang, check dan surat berharga lainya.
 Brankas-dropsafe
4. Filing Cabinet
Filing cabinet biasanya mempunyai 4 kotak kecil dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-map file atau kartu yang berukuran kurang  lebih 25 x 35 cm.
Filing-Cabinets                           hhhh
5. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
folling
6. Laci-laci kartu
Bentuknya semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daipada laci-laci filing cabinet
laci kartu indeks

7. Tickler File
Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip
ticler

8. Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja
card


9. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas teba
http://dian4nggraeni.files.wordpress.com/2013/05/sortir.jpg

PERABOTAN PEKANTORAN
Alat Penghancur Kertas (Paper Shredde)
productnation.co

Mesin penghancur kertas atau Paper Shredde adalah alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas menjadi potongan-potongan kecil. Tujuannya adalah untuk mengamankan dokumen-dokumen penting perusahaan.

Bila kertas tidak dihancurkan dikhawatirkan kertas akan tercecer hingga tersebar pada orang-orang tidak bertanggung jawab dan dimanfaatkan secara negatif. Bila kertas tidak dihancurkan salah-salah informasi perusahaan nanti malah bocor melalui kertas gorengan. 🙂

6. Mesin Absensi

fingerspot.com

Mesin absensei adalah mesin yang digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan dan mengkalkulasikan laporannya secara otomatis.

Mesin absensi terdiri dari berbagai jenis mulai dari mesin kertas ceklok, Mesin absensi Artificial Intelligence atau kecerdasan buatan seperti mesin absensi berbasis sidik jari atau fingerprint, face recognition (pengenalan wajah), retina mata, rfid dan sebagainya.

7. Pesawat Telepon dan Mesin Faks

tokopedia.com

Telepon digunakan untuk melakukan atau menerima panggilan dari klien atau orang-orang yang berkepentingan dengan perusahaan.

Meskipun sudah terdapat berbagai macam smartpone, penggunaan telepon pada perusahaan menjadi wajib, terutama untuk menjaga formalitas. Begitupun halnya dengan mesin faksimile. 

8. LCD Proyektor

tokopedia.com

Lcd proyektor digunakan untuk menampilkan resolusi layar lebih besar dari ukuran layar komputer normal. Alat ini digunakan ketika kita melakukan presentasi dalam rapat perusahaan, baik itu dengan petinggi perusahaan, tim ataupun klien-klien perusahaan.

9. Kalkulator

pixabay.com

Semua pekerjaan kantor harus dilakukan secara cepat dan dinamis, salah satunya dalam urusan hitung menghitung. Kalkulator penting untuk anda yang bekerja di bidang keuangan atau perhitungan yang lain. 

Dengan kalkulator penghitungan data-data sederhana dapat lebih mudah dilakukan dan hasilnya lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada kita menghitung manual menggunakan kertas.

10. Filing Cabinet

wayfair.ca

Filling cabinet adalah alat kantor yang digunakan untuk melakukan penyimpanan arsip data. Alat ini merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun vertikal yang dapat digunakan untuk pengelompokan barang dan dokumen.

Filling cabinet umumnya terbuat dari besi dan dapat dikunci sehingga kuat dan tidak mudah lapuk atau terserang rayap yang dapat menghancurkan dokumen.

Selain 10 Peralatan diatas, ada juga peralatan dan perlengkapan kantor yang digunakan dalam bidang kearsipan seperti misalnya

  • Map Snelhecter
  • Hanging Map (Map Gantung)
  • Stopmap Polio
  • Map Folder
  • Ordner
  • Box Arsip
  • Guide atau Sekat Arsip
  • Numerator
  • Perforator
  • Rak Arsip
  • Lemari Arsip
  • Filling Cabinet
  • Stapler
  • Label Arsip
  • Alat Sortir
  • Rotary Filling dll 

Penjelasan masing-masing bagian dari list diatas sudah kami bahas di artikel Peralatan Kearsipan yang juga merupakan bagian dari peralatan dan perlengkapan di perkantoran.

Perlengkapan Kantor

importer.co.id

Selain peralatan kantor, terdapat juga perlengkapan kantor untuk menunjang penggunaan alat-alat kantor. Perbedaan antara peralatan kantor dan perlengkapan kantor telah ditulis pada bagian atas artikel.

Perlengkapan kantor adalah alat-alat yang mendukung kinerja peralatan kantor, perlengkapan kantor umumnya memiliki harga murah dan habis dipakai dalam waktu singkat atau berjangka pendek. 

  • Kertas
  • Alat Tulis (Pulpen, Pensil, Spidol, Stabilo)
  • Alat Penghapus (Tipe x, penghapus)
  • Alat Perekat (Lem, Solasi dll)
  • Penjepit Kertas
  • Stapler
  • Amplop
  • Kop Surat
  • Stempel
  • Tinta Printer
  • Kartu Nama
  • Kalender
  • Kertas Berwarna

Kertas

Hampir setiap aktivitas kantor pasti menggunakan berbagai jenis kertas. Tidak ada kantor yang tidak menyediakan kertas. Kertas merupakan salah satu jenis perlengkapan kantor yang paling dibutuhkan untuk menulis, menggambar dan mencetak.

Ukuran kertas yang paling banyak dipakai di kantor adalah kertas F4 / Folio dan kertas HVS atau A4 yang memiliki ketebalan sekitar 70 sampai 100 gram.

Umumnya untuk membuat surat resmi dengan kop surat, maka perusahaan akan menggunakan kertas A4 dengan ketebalan 80 gram. Adapun jenis kertas NCR Continuous Form, Nota Surat Jalan, dan lainnya yang sering digunakan di kantor.

Kertas Post It – Sticky Notes

Biasanya di kantor akan ada banyak jadwal meeting, jadwal target pekerjaan dan berbagai hal lainnya. Dengan adanya kertas Post It, maka Anda dapat menuliskan berbagai data penting tersebut dan menempelkan kertas post it di area yang Anda inginkan di sekitar meja kerja.

Penjepit Kertas

Penjepit kertas juga dikenal dengan nama Binder Clip dan Paper Clip. Apabila kantor menyediakan kertas, sebaiknya sediakan pula penjepit kertas. Jenis perlengkapan kantor ini tersedia dalam beberapa ukuran mulai dari yang kecil hingga yang besar.

Baca juga:  Ukuran Kartu Nama Standar Yang Perlu Diketahui

Tampilan penjepit kertas pun bervariasi warnanya dan bisa dilepas dengan mudah. Anda bisa menggunakan penjepit kertas untuk menyatukan lembaran kertas sehingga mudah dibawa dan tak mudah tercecer.

Pensil, Pulpen, Penghapus dan Tipe-X

Sebagai pendamping kertas, maka di kantor perlu disediakan alat tulis menulis (ATK) seperti pensil, pulpen, penghapus dan tipe-x. Pensil dipakai untuk menulis, menuangkan ide atau menggambar di atas kertas atau buku.

Pulpen biasa dipakai untuk tulis menulis atau untuk membuat tanda tangan. Karena tinta pulpen sulit dihapus, maka diperlukan Tipe-x untuk menghapus atau menutupi tulisan pulpen bila terjadi kesalahan.

Amplop

Amplop tak hanya berfungsi untuk mengirimkan surat, tapi juga sebagai branding perusahaan. Perusahaan berskala besar biasanya memiliki desain amplop tersendiri yang mencerminkan identitas perusahaan dan membedakannya dari perusahaan pesaing.

Stopmap

Jenis perlengkapan kantor lainnya seperti Stopmap merupakan pelengkap dari amplop. Stopmap dipakai untuk menyimpan dokumen maupun kertas penting sehingga tak tertekuk atau terlipat.

Ordner

Agar setiap arsip lainnya tak berantakan dan dapat diatur dengan mudah, maka diperlukan ordner. Ordner merupakan map besar tempat menyimpan arsip dan dilengkapi identitas arsip pada setiap ordner.

Perlengkapan kantor ini sangat diperlukan guna memudahkan aktivitas pengarsipan dalam skala besar dan memudahkan proses pengkategorian suatu dokumen. Selain itu ada pula berbagai peralatan kearsipan seperti Filing Cabinet, Kotak Arsip, Lemari Arsip dan lainnya.

Stempel

Stempel diperlukan untuk mengesahkan korespondensi kantor maupun mengesahkan transaksi. Stempel juga dipakai sebagai alat penguat pertanggungjawaban serta mewakili identitas suatu perusahaan.

Penggaris

Penggaris digunakan dalam aktivitas pengukuran saat memetakan garis. Penggaris juga dapat membantu saat proses memotong kertas agar lebih rapi sesuai ukuran yang diinginkan.

Gunting dan Cutter

Gunting dan Cutter di kantor juga sering digunakan untuk memotong kertas, tali, kabel, plastik dan lainnya.

Lem, Lakban dan Double Tape

Adapun jenis perlengkapan kantor yang berfungsi untuk melekatkan dokumen atau barang lainnya, yaitu dengan Lem, Lakban dan Double Tape.

Stapler

Stapler adalah alat penjepit kertas yang sering digunakan untuk menggabungkan dokumen menjadi satu kesatuan. Stapler lebih dikenal dengan staples yang sebenarnya adalah nama dari isi dari Stapler.

Perforator

Perforator digunakan untuk melubangi kertas sehingga mudah dimasukkan ke dalam stopmap maupun ordner. Perforator juga tersedia dalam berbagai pilihan jumlah lubang yang disesuaikan dengan map arsip yang akan digunakan.

Tempat Kartu Nama

Tempat kartu nama bisa berupa kotak yang terbuat dari plastik, kayu maupun logam. Kartu nama diperlukan sebagai media promosi dan identitas yang mewakili perusahaan. Kartu nama biasa diletakkan di meja kantor dan dimasukkan ke dalam tempat kartu nama khusus.

Kalender

Kalender juga menjadi salah satu perlengkapan kantor yang berfungsi untuk memberikan informasi tanggal, bulan dan tahun dan pengingat hari penting. Kalender biasanya diletakan di dinding atau di meja karyawan.

Tinta Printer

Sebaiknya Anda telah menyediakan tinta printer, bila di kantor Anda menggunakan printer dengan intensitas tinggi. Umumnya tinta printer berwarna hitam yang paling sering digunakan. Adapun tinta printer berwarna Cyan Magenta Yellow yang digunakan untuk mencetak Full Color.

Kalkulator

Kalkulator dapat membantu untuk menghitung penjumlahan, pengurangan, pembagian, perkalian dan lainnya. Alat ini dimaksudkan untuk membantu menghitung lebih cepat, mudah dan untuk memperkecil resiko terjadinya kesalahan saat penghitungan.

Jenis Peralatan Kantor

Adapun peralatan kantor hadir sebagai pendukung kegiatan usaha. Jenis peralatan kantor seperti perangkat elektronik, kendaraan, mesin dan perabot, berikut ini pembahasannya.

Printer

Guna mempercepat dan mempermudah duplikasi arsip, kantor membutuhkan jenis peralatan kantor berupa alat cetak seperti printer. Kebutuhan printer cukup beragam sehingga kantor sebaiknya menyediakan printer dengan tinta warna atau tinta hitam.

Karena kebutuhan pencetakan dokumen kantor cukup banyak, sebaiknya pilih printer inkjet (tinta suntik) yang mampu mencetak dalam skala besar setiap harinya. Perangkat Printer Fotocopy memang terbilang lebih mahal dikarenakan fungsi kegunaannya lebih banyak serta sudah dapat terhubung sistem jaringan.

Dimana sekarang juga sudah terdapat Printer yang bisa melakukan Copy dan Scan dokumen dalam satu perangkat. Dengan begitu segala kebutuhan tersebut dapat terpenuhi hanya dengan satu Printer.

Mesin Fotocopy

Jenis peralatan kantor lainnya yang dibutuhkan adalah mesin Fotocopy. Mesin ini dibutuhkan terutama pada perusahaan berskala besar maupun menengah. Alat ini memudahkan proses penduplikasian dokumen sehingga karyawan tak perlu keluar kantor bila ingin fotocopy dokumen.

Baca juga:  15 Jenis Peralatan Kearsipan Dan Fungsinya

Karena harga alat fotocopy cukup mahal, biasanya kantor membeli mesin fotocopy bekas yang masih bagus untuk menghemat pengeluaran perusahaan. Beberapa jenis mesin fotocopy yang banyak dipakai perusahaan seperti alat fotocopy Canon, Fuji Xerox, Toshiba, Develop, Minolta dan Kyocera.

Harga mesin fotocopy juga bervariasi mulai dari Rp 2 jutaan hingga Rp 300 jutaan. Harga mesin fotocopy bergantung pada kapasitas mesin fotocopy seperti 250 lembar per tray atau kecepatan cetak mesin fotocopy seperti 20 lembar per menit dokumen hitam putih maupun berwarna.

Komputer dan Laptop

Jenis peralatan kantor yang harus ada adalah Komputer dan Laptop. Keduanya masuk dalam kategori perangkat elektronik yang paling sering digunakan. Komputer umumnya digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti menjalankan software, pengolahan data, membuat dokumen, presentasi, desain, editing video dan kebutuhan lainnya.

Komputer atau laptop juga memiliki alat pendukung seperti projektor, layar, flashdisk, eksternal hard disk, speaker, jaringan internet, printer dan lainnya.

Flashdisk dan Eksternal Hard Disk

Peralatan kantor ini diperlukan untuk menyimpan data perusahaan sekaligus memudahkan perpindahan data antar perangkat komputer tanpa menggunakan koneksi jaringan. Dikarenakan kebutuhan perpindahan data di kantor cukup beragam.

Sesuaikan kapasitas perangkat penyimpanan data dengan besarnya data yang hendak dipindahkan. Apabila ukuran data yang hendak dipindahkan cukup besar, gunakan eksternal harddisk. Jika cukup kecil, maka Anda bisa menggunakan Flashdisk atau memory card.

Proyektor

Proyektor juga sering digunakan untuk membantu kinerja pekerjaan di kantor. Proyektor merupakan alat untuk memproyeksikan gambar, tulisan, video pada dinding atau layar putih dengan ukuran yang lebih besar.

Ada berbagai jenis proyektor yang dapat digunakan seperti; proyektor Digital, LCD, CRT, DLP dan LCOS. Sebaiknya untuk hasil yang lebih baik Anda menggunakan proyektor LCOS.

Meja dan Kursi Kantor

Meja kantor umumnya memiliki bentuk, ukuran dan bahan meja yang beragam sesuai dengan kebutuhan. Meja kantor juga dapat disesuaikan dengan jabatan seseorang di perusahaan seperti meja khusus direksi, meja meeting dan lainnya.

Kursi kantor juga memiliki bentuk yang beragam, umumnya memiliki sandaran dan dapat dapat ditinggikan atau direndahkan kursinya. Sebaiknya di kantor menggunakan kursi yang nyaman dan tahan lama, karena setiap hari para pekerja kantor akan menggunakannya.

Penyimpanan Arsip

Penyimpan Arsip yang paling sering digunakan di kantor seperti Filing Cabinet, Rak Arsip dan Lemari Arsip. Ketiga penyimpanan ini berfungsi untuk menyimpan dan menjaga arsip penting perusahaan tetap aman. Penyimpanan arsip juga membantu Anda untuk mencari arsip lebih mudah dan cepat.

Mesin Absensi

Mesin Absensi menjadi salah satu jenis peralatan kantor yang cukup penting, karena fungsinya untuk mencatat absensi karyawan masuk dan pulang kerja. Mesin absensi sekarang sudah beragam jenisnya, mulai mesin absensi manual (Kartu), Finger Print, Face Recognition, GPS dan lainnya.

Pesawat Telepon dan Fax

Pesawat telepon adalah perangkat komunikasi dua arah berupa suara. Peralatan ini sangat dibutuhkan di kantor untuk komunikasi internal dan eksternal. Perangkat Fax juga dibutuhkan perusahaan, perangkat ini dapat membantu mengirim dan menerima dokumen menggunakan jaringan telepon dengan hasil print yang serupa.

Jaringan Internet

Jaringan internet sekarang sangat dibutuhkan untuk mencari, mengirim, menerima, mengolah dan mengambil data yang dibutuhkan. Jaringan internet di kantor sekarang sangat penting karena mampu memudahkan berbagai aktivitas di kantor seperti berkomunikasi dengan cepat.

Jaringan internet akan terhubung dengan provider internet melalui modem yang terpasang. Internet dari modem tersebut juga dapat dibagi ke berbagai perangkat sesuai dengan kebutuhan melalui Wireless dan Kabel.

Mesin Paper Shredder

Mesin Paper Shredder adalah mesin yang berfungsi untuk memotong kertas. Di kantor mesin ini dapat membantu untuk menghancurkan kertas dokumen yang dianggap sudah tidak penting untuk disimpan.

Kesimpulan

Setiap perusahaan pasti memerlukan berbagai peralatan dan perlengkapan yang berbeda-beda. Intinya bila peralatan kantor memang dibutuhkan, maka peralatan tersebut haruslah ada membantu kinerja perusahaan. Memang harga peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari murah hingga yang mahal tergantung dari jenis dan fungsinya.

Bila jenis perlengkapan kantor tersebut tidak terlalu mendesak dan masih dapat menggunakan perlengkapan lain, maka Anda dapat mengambil alternatif tersebut. Sekian pembahasan mengenai berbagai macam jenis peralatan dan perlengkapan kantor serta fungsinya.


Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *


Tidak ada komentar:

Posting Komentar

PERALATAN DAN PERABOTAN KANTOR

PERALATAN KANTOR Perabot Kantor ( Office Furniture) adalah benda-benda yang terbuat dari kayu,besi ataupun bahan lainya yang dipergunakan un...